Czym jest zapytanie ofertowe?
Zapytanie ofertowe to zwięzły dokument kierowany do potencjalnych wykonawców lub dostawców, w którym określamy, co zamierzamy nabyć (np. produkt) i prosimy o wycenę wraz z przedstawieniem warunków (np. kosztu).
Na stronie Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej można znaleźć wzorcowe zapytanie ofertowe do podmiotu zewnętrznego w prezentacji „Szkolenie dotyczące finansowania działalności studenckiej i doktoranckiej.”
W prezentacji zawarto także wytyczne dotyczące zapytań ofertowych, które obowiązują w Politechnice Wrocławskiej.
Przed przygotowaniem pisma koniecznie zapoznaj się z odpowiednią sekcją prezentacji. Do najważniejszych należą (na luty 2025):
- Koniecznie poinformuj podmiot, że zakup zostanie zrealizowany na podstawie oficjalnego zamówienia z Politechniki Wrocławskiej.
- Zawsze sugeruj odroczony termin płatności przelewem (minimum 14 dni). Unikaj przedpłat jak ognia.
Politechnika preferuje ofertę w formie faktury proformy, na której znajdują te same informacje co na ofercie mailowej. Proforma i później faktury powinny być wystawione na
Politechnika Wrocławska, Koło Naukowe Solvro
Wybrzeże Wyspiańskiego 27
50-370 Wrocław, Polska
NIP: 896-000-58-51
Należy się upewnić, że na fakturze proformie znajduje się informacja o odroczonym terminie płatności min 14 dni. Dodatkowo pamiętajmy, że faktura proforma to nie faktura VAT.
Wzorcowe zapytanie ofertowe
Dzień dobry,
Reprezentuję Koło Naukowe / Agendę Kultury / Organizację Studencką ………… działającą przy Politechnice Wrocławskiej.
Chciałbym/chciałabym zakupić (dokładna nazwa produktu). Bardzo proszę o wycenę ww. produktu/usługi.
Proszę o przygotowanie oferty z uwzględnieniem wszystkich poniższych informacji:
- Dane firmy (adres, NIP, numer rachunku bankowego)
- Cena jednostkowa produktu (netto, brutto, stawka VAT)
- Całkowity koszt zamówienia (netto, brutto, stawka VAT)
- Dostawa (np. odbiór osobisty lub informacja o ewentualnych kosztach)
- Ważność oferty (np. 30 dni)
- Forma płatności (preferowana forma – odroczony przelew 14-dniowy po wystawieniu faktury VAT)
Ze względu na procedury realizacji zamówień w Politechnice Wrocławskiej pragnę
zaznaczyć, że zakup powinien być zrealizowany na podstawie oficjalnego
zamówienia (dokument potwierdzający z PWr). Oferta jest preferowana w formie
faktury proformy na:
Politechnika WrocławskaWybrzeże Wyspiańskiego 27
50-370 Wrocław, Polska
NIP: 896-000-58-51
Konkretny przykład zapytania
Szanowni Państwo,Reprezentuję Strategiczne Koło Naukowe Solvro działające przy Politechnice Wrocławskiej.
W ramach naszego flagowego projektu ToPWR korzystamy z Państwa produktu AdminJS,
który doskonale spełnia nasze potrzeby.
W związku z dalszym rozwojem projektu zwracamy się z uprzejmą prośbą o przygotowanie oferty na zakup
rozszerzenia Relations do usługi AdminJS. Prosimy o uwzględnienie poniższych informacji w ofercie:
- Dane firmy (adres, NIP, numer rachunku bankowego)
- Cena jednostkowa produktu (netto, brutto, stawka VAT)
- Całkowity koszt zamówienia (netto, brutto, stawka VAT)
- Dostawa (np. odbiór osobisty lub koszt wysyłki)
- Ważność oferty (30 dni)
- Forma płatności: jako organizacja z sektora publicznego prosimy o możliwość wystawienia faktury VAT
z minimum 14-dniowym terminem płatności (zapłata przelewem po otrzymaniu faktury po wystawieniu faktury VAT)
Ze względu na procedury realizacji zamówień w Politechnice Wrocławskiej, zakup
powinien być zrealizowany na podstawie oficjalnego zamówienia (dokument
potwierdzający z PWr). Oferta jest preferowana w formie faktury proformy na:
Politechnika WrocławskaWybrzeże Wyspiańskiego 27
50-370 Wrocław, Polska
NIP: 896-000-58-51
Będziemy wdzięczni za przesłanie oferty w formie elektronicznej w odpowiedzi na tę wiadomość.
Uprzejmie prosimy o przygotowanie oferty do dnia 21.02.2025.
W razie dodatkowych pytań pozostajemy do dyspozycji pod adresem e-mail lub numerem telefonu: +48 123 123 123.
Z poważaniem,
Stopka Solvro 
